Integritets- och cookiepolicy

1. Inledning

På Lexona AB (”vi”, ”oss”, ”vår”) värnar vi om din personliga integritet och behandlar alla personuppgifter med hög sekretess och respekt. I denna policy förklarar vi vilka personuppgifter vi behandlar, varför vi gör det och vilka rättigheter du har enligt gällande dataskyddslagstiftning. Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.

 

2. Vem är personuppgiftsansvarig?

Lexona AB, organisationsnummer 556545–8147, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs här. Vid samarbeten där vi och en partner gemensamt beslutar om ändamål och medel för behandlingen, kan vi vara gemensamt personuppgiftsansvariga. I sådana fall kan du vända dig till någon av parterna för att utöva dina rättigheter.

 

3. Kontaktuppgifter

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du oss enklast via:

• E-post: info@lexona.se
• Postadress: Lexona AB, Kalendegatan 18, 211 35 Malmö

 

4. Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter vi behandlar varierar beroende på vilken tjänst eller situation det gäller, men kan omfatta:

• Grundläggande uppgifter: namn, personnummer, adress, e-post och telefonnummer.
• Digitala identifierare: IP-adresser och cookies (se vår Cookie-policy på byråns hemsida)
• Ytterligare uppgifter (beroende på uppdragets karaktär): medborgarskap, familjesituation, fackförbund, fastighetsbeteckning, kontonummer samt information om tillgångar och skulder.
• Information om andra personer: om du lämnar uppgifter om exempelvis familjemedlemmar eller tredje parter ansvarar du för att informera dem om denna policy.

 

5. Hur samlar vi in personuppgifter?

De flesta uppgifter får vi direkt från dig när du exempelvis kontaktar oss för juridisk rådgivning, skickar en förfrågan eller inleder ett samarbete. I vissa fall hämtar vi även information från offentliga register, myndigheter, kreditupplysningsföretag och banker för att kontrollera eller komplettera uppgifterna.

 

6. Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för att:

• Genomföra jävsprövning och penningtvättskontroll.
• Hantera uppdrag, fakturering och redovisning.
• Skicka relevant information och marknadsföring (baserat på berättigat intresse).
• Uppfylla lagkrav (till exempel bokföringslagens krav).

 

Den rättsliga grunden kan vara avtal (när vi utför ett uppdrag för din räkning), rättslig förpliktelse (lagstadgade skyldigheter) eller vårt berättigade intresse (exempelvis i marknadsföringssyfte eller för att rekrytera nya medarbetare).

 

7. Vem får ta del av dina personuppgifter?

Dina uppgifter delas bara när det är nödvändigt och i enlighet med gällande lag. Det kan till exempel vara med:

• Intern personal som behöver information för att fullgöra sina arbetsuppgifter.
• Samarbetspartners och leverantörer (exempelvis IT-leverantörer), men endast i den utsträckning det behövs för att tillhandahålla våra tjänster.
• Myndigheter när vi är skyldiga enligt lag.

 

Vi överför inte uppgifter utanför EU/EES utan att säkerställa att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats.

  

8. Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddslagstiftningen bland annat rätt att:

1. Återkalla samtycke om behandlingen grundar sig på samtycke.
2. Begära information (registerutdrag) om vilka personuppgifter vi behandlar.
3. Begära rättelse om du anser att uppgifter är felaktiga eller ofullständiga.
4. Invända mot behandling om du motsätter dig vårt berättigade intresse och vi inte har tvingande skäl att fortsätta.
5. Begära radering av dina personuppgifter när det inte längre finns lagliga skäl för behandling.
6. Begära begränsning av behandlingen om du ifrågasätter dess laglighet eller om uppgifterna är felaktiga.
7. Få dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format (dataportabilitet) i vissa fall.
8. Lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi inte hanterar dina personuppgifter på ett korrekt sätt.

 

9. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge det behövs för att uppfylla de ändamål som beskrivs i denna policy. Därefter raderas eller anonymiseras de enligt våra interna rutiner. Vissa uppgifter måste vi spara längre för att uppfylla lagstadgade krav, till exempel enligt bokföringslagen.

 

10. Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter, bland annat genom kryptering, säkra IT-system och behörighetskontroll. Vi utvärderar regelbundet våra rutiner för att säkerställa att de är uppdaterade och effektiva.

 

11. Ändringar av denna policy

Vi kan ibland behöva uppdatera policyn, till exempel vid lagändringar eller när vi utvecklar våra tjänster. Om vi gör väsentliga förändringar informerar vi dig om detta i förväg. Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats.

 

---

 

Behandling av personuppgifter för arbetssökande, anställda och praktikanter

 

Utöver det som beskrivs ovan behandlar vi även personuppgifter i rekryterings- och anställningssammanhang. Här förklarar vi hur dessa uppgifter hanteras.

 

 

Arbetssökande

När du söker jobb hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att hantera rekryteringsprocessen och bedöma om du är lämplig för en tjänst. Den rättsliga grunden är i regel vårt berättigade intresse av att rekrytera kompetenta medarbetare. Vid behov kan vi också behandla uppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (till exempel vid en tvist).

 

Vilka uppgifter behandlas?

• Kontaktuppgifter (namn, adress, e-post, telefonnummer).
• Personnummer (i förekommande fall).
• Meriter (utbildning, arbetslivserfarenhet, betyg, intyg).
• Referenser och eventuella omdömen.
• Foto, om du bifogar det i din ansökan.
• Hälsouppgifter, endast om du själv lämnat samtycke eller det är relevant (exempelvis i förhållande till vissa arbetsuppgifter).

 

Varifrån hämtar vi uppgifterna?

Främst från dig själv via din ansökan, men även från referenser och offentliga källor när det är motiverat för rekryteringen.

 

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar dina uppgifter bara så länge de behövs för rekryteringsprocessen och för att kunna hantera eventuella rättsliga anspråk. Därefter raderas de enligt våra interna gallringsrutiner.

 

Anställda och praktikanter

För anställda och praktikanter behandlar vi personuppgifter för att fullgöra vårt anställningsavtal och uppfylla arbetsrättsliga krav. Det kan handla om uppgifter för löneutbetalning, personaladministration, pensionsavsättningar eller arbetsmiljöarbete.

 

Exempel på uppgifter som behandlas

• Identitets- och kontaktuppgifter (namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer).
• Anställningsinformation (anställningsform, arbetsuppgifter, lön, förmåner).
• Närvarostatistik, frånvaro- och semesteruppgifter.
• Uppgifter om närmast anhörig.
• Information om eventuella barn vid föräldraledighet eller VAB.
• Prestationsrelaterade uppgifter från medarbetarsamtal.
• Hälsouppgifter och facklig tillhörighet, men bara om det är nödvändigt (t.ex. för rehabilitering, föräldraledighet eller löneavdrag).

 

Lagring och säkerhet
Uppgifterna sparas under anställningstiden och därefter i enlighet med gällande lagkrav, till exempel bokföringslagen eller andra arbetsrättsliga regler. Vi skyddar informationen med säkra system, kryptering och begränsad åtkomst enbart till behörig personal.

 

---

 

 

Välkommen att kontakta oss på Lexona AB om du har några frågor om policyn

Har du några frågor om denna policy eller om hur vi behandlar personuppgifter är du alltid välkommen att höra av dig till oss via info@lexona.se eller per post till Kalendegatan 18, 211 35 Malmö.

 

Lexona AB tackar för förtroendet att hantera dina personuppgifter och lovar att göra detta på ett säkert, transparent och ansvarsfullt sätt.